Die Nutzung des Tools ist auch ohne Anmeldung am KITA HUB möglich, da der Prozess über eine Emailadresse abläuft.
Erklärvideo Terminplaner - Verwendungszwecke
¶ Terminumfragen starten
Den Terminplaner findest du über www.termine.kita.bayern. Wenn du diese Internetadresse die Suchleiste deines Browsers eingibst öffnet sich eine neue Seite mit drei Optionen. Jetzt wählst du den Button Termin finden. Es öffnet sich wieder eine neue Seite, auf der du deine Terminumfrage gestalten kannst.
Erklärvideo Umfrage anlegen
Als erstes wird nach deinem Namen und deiner Emailadresse gefragt. Besonders die Angabe der Emailadresse ist hier wichtig, da du im Nachhinein nur über sie alle weiteren Schritte und Infos abrufen kannst. Nach dem du deinen Namen, deine Emailadresse und den Titel deiner Terminabfrage angegeben hast, kannst du noch eine Beschreibung hinzufügen. Diese Beschreibung sehen die Rezipienten deiner Terminabfrage wenn sie auf den Umfrage-Link klicken.
Weiter unten auf dieser Seite gibt es noch das aufklappbare Feld Optionale Einstellungen. Hier kannst du die Auswahlmöglichkeiten pro Termin begrenzen, deinen Umfrage-Link individuell benennen, die Berechtigungen bei Abstimmung festlegen, deine Umfrage-Updates einstellen und ein Passwort für deine Umfrage vergeben. Wenn du damit fertig bist, klickst du auf Weiter zum 2. Schritt.
Auf der neuen Seite kannst du nun die gewünschten Tage eintragen und optional verschiedene Uhrzeiten pro Tag. Per Klick auf das Kalender-Symbol oder in die jeweilige Zeile öffnet sich ein Kalender mit dem du ganz einfach bestimmte Tage auswählen kannst.
Neben den Uhrzeiten gibt es ein + und ein -, damit kannst du weitere Uhrzeit-Optionen hinzufügen oder löschen.
Du kannst per Klick auf das Symbol unten Links (Pfeil mit Skala) alle Uhrzeiten deines ersten Eintrags auf alle anderen Einträge kopieren. So kannst du zum Beispiel für mehrere Tage die gleiche Uhrzeit abfragen. Direkt neben diesem Symbol findest du wieder + und -, mit diesen Buttons kannst du neue Tage hinzufügen oder löschen. Das ++ ermöglicht dir die Auswahl eines Datumsbereiches, so musst du beispielswiese nicht jeden einzelnen Tag einer Arbeitswoche händisch eingeben.
Ganz rechts, neben den einzelnen Tagen, befindet sich jeweils ein rotes X, per Klick darauf löscht du den jeweiligen Termin. Unten rechts befindet sich noch die Optionen Entfernen, damit lassen sich alle Tage oder alle Uhrzeiten löschen.
Uhrzeiten müssen nicht eingetragen werden, gibst du keine Uhrzeiten an, werden in deiner Terminabfrage nur Tage als Auswahl angeboten.
Wenn du deine Auswahlmöglichkeiten eingetragen hast, geht es per Klick auf Weiter auf eine neue Seite. Dort siehst du nochmal alle Auswahlmöglichkeiten samt Uhrzeiten. Darunter wirst du gefragt bis wann deine Terminabfrage archiviert werden soll. Du hast standardmäßig 365 Tage Zugriff auf deine Umfrage, kannst diesen Zeitraum aber auch verkürzen oder verlängern. Mit Klick auf den Button Umfrage erstellen wird deine Umfrage erstellt und du gelangst auf die Admin-Seite deiner Umfrage.
Zeitgleich erhältst du zwei Emails vom Terminabfrage-Tool. In der einen Email bekommst du den Link zur Admin-Seite, auf der du als Ersteller*in der Umfrage, Änderungen vornehmen kannst. Die andere Mail enthält den Teilnehmenden-Link, den du an alle Personen weitergeben kannst, die an der Umfrage teilnehmen sollen. Damit kannst du auch überprüfen ob alles auch aus Sicht der Teilnehmenden passt.
Auf der Admin-Seite deiner Umfrage siehst du alle Informationen, die du vorher eingegeben hast. Hier kannst du auch weiterhin Änderungen vornehmen, wie die Festlegung eines Passworts, die Zugriffsrechte der Teilnehmenden etc. Auch die Eingabe weiterer Tage und Uhrzeiten ist im Nachhinein möglich. Darüber hinaus siehst du auf dieser Seite natürlich auch die abgegebenen Stimmen und Kommentare.
Rechts oben findest du die Optionen "Drucken", "CSV-Export" mit dem du die Daten als CSV-Datei downloaden kannst, und "Löschen". Per Klick auf das "Löschen-Symbol" kannst du auswählen ob alle Stimmen gelöscht werden sollen, alle Kommentare gelöscht werden soll, oder ob die gesamte Umfrage gelöscht werden soll.
¶ Wo sind meine Umfragen?
Solltest du den Link zu der Admin-Seite deiner Umfrage einmal verlieren, kannst du ihn dir auch immer wieder auf die angegebene Emailadresse zuschicken lassen. Dazu gehst auf "www.termine.kita.bayern" und wählst unten mittig die Option Wo sind meine Umfragen? aus.
Du gelangst nun auf eine neue Seite und kannst hier deine Emailadresse angeben. Wenn du jetzt auf "Senden Sie mir meine Umfragen" klickst, bekommst du auf die angegebene Emailadresse alle Links zu den Umfragen zugeschickt, die mit dieser Emailadresse erstellt wurden bzw. verknüpft sind.
