¶ Freigabe von Ordern und Datein in Seafile
In Seafile können einzelne Dateien oder ganze Ordner freigegeben werden. Dabei hast du die Möglichkeit mit Personen, die einen KITA HUB Account mit Berechtigung für Seafile besitzen, Ordner und Dateien zu teilen bzw. freizugeben. Du kannst allerdings auch mit Personen, die keinen Account besitzen, Dateien teilen. D.h. diesen einen Download-Link oder einen Upload-Link zur Verfügung zu stellen.
Der Onlinespeicher ist primär dafür gedacht, größere Dateien wie z.B. Videos hochzuladen, Materialsammlungen gemeinsam zu erstellen, Dokumente an viele Einrichtungen zu verteilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Aber auch Dateien von unterschiedlichen Personen einzusammeln (z.B. Fotodokumentation in einem Kurs).
Neben der Datei- und Ordnerverwaltung kannst du auch Ordner für Nutzenden, Gruppen und externe Personen freigeben und verwalten.
Jeder Onlinespeicher der viele Dateitypen erlaubt, birgt auch Risiken. Freigaben, Teilen und Einholen von Dateien sollte mit größter Vorsicht und bestem Gewissen geschehen. Ein Download-Link z.B. erlaubt es, das jede Person mit diesem Link die Dateien herunterladen kann, auch wenn diese keinen KITA HUB Account hat.
Generell haben hochsensible Daten (z.B. Kontoinformationen, ausgefüllte Beobachtungsbögen usw.) und sensible Daten wie Teilnehmendenlisten mit Kontaktdaten keinen Platz auf dem Onlinespeicher.
¶ Ordner erstellen
Einen Ordner benötigst du, wenn du Dateien mit Personen teilen möchtest. Überlege dir hierfür im Vorfeld eine gute Struktur des Ordners bzw. der Dateien.
Wenn viele Dateien sich in deinem Ordner befinden kannst du auch Unterordner erstellen. Das Vorgehen ist das gleiche wie bei Ordner erstellen.
- Melde dich mit deinen Zugangsdaten auf www.daten.kita.bayern an.
- Wähle meine Bibliothek, direkt neben dem
Registersymbol aus.
- Erstelle einen neuen Ordner: Klicke dazu auf Erstellen.
- Wähle Neuer Ordner aus.
- Gebe deinem Ordner einen kurzen Ordnernamen. Klicke auf Absenden.
Benenne Ordner und Dateien möglichst kurz. Sei zudem auch vorsichtig mit Satz- und
Sonderzeichen, diese führen oft zu Problemen.
- Dein neuer Ordner Videofeedback-Kurs-1
erscheint danach in Meine Bibliothek.
¶ Übersicht Freigabeoptionen
- Das Freigabefenster wird aufgerufen, wenn du mit der Maus über einen Ordner oder Datei fährt und das
Teilensymbol auswählt oder wenn man die Datei oder den Ordner öffnet und auf den Button Freigeben klickt.
- Jetzt öffnet sich das Freigabefenster.
Du kannst hier auch nochmal prüfen, ob du dich in der richtigen Datei oder im richtigen Ordner befindest. Der Ordner- bzw. Dateiname wird in der linken oberen Ecke angezeigt.
Hier siehst du die unterschiedlichen Freigabeoptionen in Seafile:
| Freigabe | Anwendungszweck | KITA HUB Acccount nötig |
|---|---|---|
| Download-Link | schnelle Verteilung | ❌ |
| Upload-Link | Einsammeln von Dateien | ❌ |
| Interner Link | schnelles Auffinden | ✅ |
| Freigabe für Benutzer | interene Freigabe | ✅ |
| Freigabe für Gruppe | effiziente interne Freigaben für Viele | ✅ |
Die Freigabe für Benutzer oder Gruppen ist besonders interessant, wenn du mit einem/einer Kolleg:in in einem Projekt zusammenarbeitest und schnell Bilder, Grafiken oder Videos teilen möchtet.
Wenn du eine Aufgabe in deinem Kurs stellst und die teilnehmenden Personen z.B. ein Videofeedback an dich schicken sollen. Kannst du dies über einen Upload-Link umsetzen.
¶ Upload-Link
Upload- und Download-Link
Wir schauen uns zunächst den Download- und Upload-Link an. Wie der Name schon sagt, kann man Ordner oder Dateien über den Download-Link herunterladen. Während über den Upload-Link Dateien heraufgeladen werden können.
Der Upload-Link ist besonders wichtig, wenn wir eine Aufgabe an Personen stellen und Dokumente oder Videos von diesen benötigen.
In unserem Fallbeispiel benötigen wir ein Videofeedback der Teilnehmenden.
Upload-Ordner sind mit Vorsicht zu betrachten und sollten nur von erfahrenen Nutzenden verwendet werden! Alle Personen mit diesem Link können Dateien auf den Onlinespeicher laden und es kann nicht ausgeschlossen werden, das schädliche Inhalte wie z.B. Viren, urheberrechtlich geschützes Material uvm. verteilt werden. Die Erstellenden sind für die Inhalte und Verteilung verantwortlich.
¶ Vorgehen Upload-Link
- Du hast das Freigabefenster geöffnet und bist in der Datei oder dem Ordner, den du freigeben willst.
- Wähle im Menü, in der linken Spalte, den Upload-Link aus.
Optional: Indem du auf Passwort hinzufügen oder Befristung hinzufügen klickst, kannst du deinen Upload-Link noch sicherer gestalten.
Achte bitte darauf, dass keine unbefugten Personen den Link erhalten. Mit einem Passwort kannst du die Sicherheit für dich erhöhen.
-
Klicke auf Erstellen.
-
Kopiere den Upload-Link. Diesen kannst du nun an deine Teilnehmer:innen schicken.
¶ Ansicht Datei-Upload teilnehmende Personen
So sieht anschließend die Ansicht der teilnehmenden Personen aus.
Sie können die Dateien entweder in den gelben Bereich ziehen oder auf Hochladen klicken.
Nutze die Upload-Funktion z.B. bei einer Präsenzveranstaltung oder Konferenz mit einem Kurzlink www.l.kita.bayern zusammen. Teilnehmende können ohne KITA HUB Konto Inhalte in den freigegebenen Ordner hochladen, aber nichts verändern. Die Präsentierenden können somit auch schnell Inhalte zeigen ohne USB-Sticks herumzutragen. Wichtig ist ein Passwort zu setzen und die Befristung möglichst kurz zu setzen (z.B. 7 Tage), damit die Freigabe automatisch erlischt und sicher ist.
¶ Download-Link
Diese Option eignes sich vor allem für das schnelle Verteilen von Ordner oder Dateien an unterschiedliche Personen. Der Link kann über viele Wege verteilt werde:
- Chat www.chat.kita.bayern
- Kurzlink www.link.kita.bayern
¶ Vorgehen Download-Link
Beim Download-Link können, wie beim Upload-Link, zwei Optionen (Passwort und Befristung) gesetzt werden. Das Vorgehen entspricht dem Vorgehen vom Upload-Link. Schau dir hier gerne die Anleitung an und wähle im Menü, in der linken Spalte, den Download-Link, anstatt dem Upload-Link aus.
Der Download-Link kann mit einem Passwort und einer Befristung versehen werden. Werden sensible Daten verschickt, muss ein Passwort den Inhalt schützen. Es ist zudem sinnvoll wenn ein Download-Link in ein öffentliches Dokument gesetzt wird, ein Passwort und eine Befristung zu setzen.
¶ Ansicht Datei-Download teilnehmende Personen
Die Personen, die den Download-Link erhalten, benötigen für das Herunterladen über den Download-Link kein KITA HUB Konto.
So sieht anschließend die Ansicht der teilnehmenden Personen, die den Download-Link von dir erhalten haben, aus.
- Die Betrachter:innen können nun entweder die Dateien im Browser anschauen.
- Dazu müssen sie einfach auf die Datei klicken.
- Es erscheint eine Dateiansicht.
- Sie wählen in der rechten oberen Ecke, in Farbe Grün dargestellt, Herunterladen (Dateigröße) aus.
Alternativ als Zip-Ordner downloaden:
- Die Personen klicken auf Zip, in der rechten oberen Ecke, in der Farbe Grün dargestellt.
- Es startet automatisch der Download aller Dateien.
- Der Download-Ordner muss im Anschluss entpackt werden.
Um den gesamten Ordner zu entpacken, klicken die Personen mit der rechten Maustaste darauf, wählen Alle extrahieren und folgen dann den Anweisungen des Programms.
¶ Interner Link
Diese Option eignes sich vor allem für das interne zeigen auf Ordner und Dateien.
Interne Links sind nur für Personen mit KITA HUB Konto und mit vorheriger Freigabe für diese Ordner/Dateien erreichbar. Diese Freigabe ist die moderne Verteilung von internen Inhalten und ersetzt die altertümliche Weitergabe von Dateipfade wie z.B.
Q:Ordner/Material/Unterordner/Dateiname.doc.
Beispiel: Interne Links sollten soviel wie möglich genutzt werden, wenn eine Gruppe von Personen einen gemeinsamen Ordner bzw. Ordnerstruktur auf dem Onlinespeicher haben. Es ist sehr effizient wenn Dateien nicht per E-Mail oder Chat direkt hochgeladen werden. Somit entstehen nämlich viele Dateiversionen die nicht mehr auf deren Ursprung zurückzuführen sind. Ornder und Dokumente bleiben zentral auf dem Onlinespeicher und können gegen neue Versionen ausgetauscht werden. Der interne Link bleibt dabei bestehen und jede Person mit dem Link erhält automatisch die aktuelle Version.
¶ Freigabe für Benutzer
Diese Option ist dafür geeignet wenn Nutzende bestimmte Ordner/Inhalte mit einem oder wenigen internen Nutzenden langfristig teilen will. Alle Personen benötigen für eine Benutzerfreigabe ein KITA HUB Konto. Wenn z.B. mehrere Lehrende einen gemeinsamen Aufgaben / Lehr-Lernmittel Ordner gemeinsam pflegen wollen, ist dies eine schnelle und effiziente Methode.
Derzeit (Stand 12/2022 bis voraussichtlich 12/2024) erhalten Personen aus Kitas keinen direkten Zugang zum Onlinespeicher. Die Freigabe von Ordern und Dateien kann ausschließlich von Mitarbeitenden der Behörde und Multiplikator:innen genutzt werden. Sobald Ordner/Dateien mit Kitas geteilt werden solle, muss dies über die Funktion Download-Link oder Upload-Link geschehen.
Bei der Freigabe für Benutzer können zwei unterschiedliche Rechte gesetzt werden:
- Lesen+Schreiben (Voreinstellung)
- Lesen
Jede einzelne Person auf dem KITA HUB kann über das Feld Benutzer gesucht und hinzugefügt werden. Jede Person kann mit Lese- oder Lesen+Schreiben Rechte versehen werden. Für das Lesen+Schreiben erhalten die Personen volle Rechte, d.h. sie können Ordner und Dateien:
- erstellen
- verändern (Name und Ort)
- kopieren
- herunterladen
- löschen
- teilen
Personen mit Leserechte können die Dateien:
- kopieren
- herunterladen
- teilen
Der große Unterschied bei den Leserechten gegenüber der Lese+Schreibrechte ist lediglich die Unveränderbarkeit. Nutzende mit Leserechte können die Struktur und einzelnen Dateien nicht verändern, sie aber trotzdem herunterladen und auf dem eigenen Gerät anpassen.
Es ist nicht möglich z.B. Dokumente nur Leserechte auszustatten, damit sie nicht heruntergeladen werden können. Es ist eine Illusion und Aberglaube Inhalte vor dem Herunterladen zu schützen. Sobald ein Inhalt gesehen werden kann, ist dieser vor der Vervielfältigung nicht mehr schützbar, denn mit Screenshots können ganz einfach Kopien erzeugt werden. Es dürfen per se keine urheberrechtlich geschützen Materialien auf den Onlinespeicher geladen und verteilt werden, daher ist dies auch keine nötige Option. Bitte verwenden Sie für die Lehre ausschießlich Creative Commons Material oder ihr Eigenes.
Im Ideafall erstellt ihr Lehr-Lern-Materialien mit einer Creative Commons Lizenz und tragt somit zur Bekämpfung der weltweiten Bildungsarmut und der Chancengleicheit auf Bildung bei. Gute CC-Materialien veröffentlichen wir mit dem Autor:innen Namen auf www.medien.kita.bayern.
¶ Freigabe für Gruppe
Die Gruppenfreigabe für Ordner und Dateien ist eine effiziente Möglichkeit langfristige Freigaben mit zunehmenden oder wechselnden Personen zu verwalten.
Gruppenfreigaben eignen sich hervorragend für das sog. kollaborative Arbeiten. Es können ganze Ordnerstrukturen angelegt und für eine oder mehrere Gruppen freigegeben werden. Ein Beispiel wäre ein Material Pool für Lehrende. Der Ordner wird mit Standard Lehrmaterial von Zeit zu Zeit gefüllt und gepflegt und im Laufe der Zeit erhalten immer neue Personen darauf Zugriff oder werden nach einem Ausscheiden wieder entfernt. Mit dieser Variante lassen sich große Anzahl an Nutzenden verwalten. Diese Option benötigt tiefere Kenntnisse und sollte nur von erfahrenden Nutzeden verwendet werden.
Damit eine Gruppenfreigabe erst möglich wird, muss der/die Erstellende Person teil einer bereits bestehenden Gruppe sein. Im nächsten Kapitel Gemeinsam Arbeiten wird das Gruppen erstellen ein Thema sein.